Setiap kantor/instansi ruang lingkup pekerjaanya tidak akan sama dengan kantor yang lain. Jenis surat yang di urus pun beragam, sesudai dengan dengan bidang pekerjaan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip di departemen Kesehatan pasti akan berbeda dengan arsip di departemen Pendidikan. Arsip di Perusahaan swasta akan berbeda dengan arsip di lingkungan sekolah.
Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/unit kerja berbeda juga tidak sama jenis arsipnya, ada unit kepegawaian, pemasaran, produksi, keuangan, dan lain sebagainya, pasti akan berbeda meskipun pada perusahaan yang sama.
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria berikut ini.
- Mudah dilaksanakan dan digunakan
- Hemat tenaga dan peralatan
- Hemat waktu dan biaya
- Sederhana
- Fleksibel dan mudah dikembangkan
- Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi
Seperti telah diterangkan sebelumnya, pada dasarnya semua sistem penyipanan arsip sama baiknya. Namun tidak ada salahnya kita simak hal berikut sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan.
1. Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria berikut ini.
Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian ini lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai. Contoh: unit kepegawaian
Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan. Contoh: Perpustakaan, Bank.
2. Sistem subjek cocok digunakan apabila
Kantor/instansinya besar, baik dari segi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaanya,
Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu instansi/kantor adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran. Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipan berarti semua surat baik aktif maupun in aktif dikelola oleh suatu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat yang beraneka ragam. Misalnya, ada arsip tentang unit kepegawaian, keuangan, pemasaran, dan sebagainya. Tetapi jika menggunakan sistem desentralisasi, sistem subjek kurang sesuai, karena setiap unit kerja menangani arsipnya sendiri-sendiri, dan arsip yang dikelolanya adalah menyangkut unit kerjanya saja. Misalnya bagian kepegawaian hanya mengurus tentang arsip kepegawaian saja.
3. Sistem Tanggal cocok digunakan, apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun, dan sebagainya. sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh: Bagian keuangan.
4. Sistem Wilayah cocok digunakan apabila.
suatu perusahaan mempunyai kantor cabang di berbagai daerah. Contoh: perusahaan transportasi dan Bank.
suatu perusahaan mempunyai bidang-bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri. Contoh: perusahaan ekspor-impor.
suatu perusahaan yang mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas di seluruh daerah. Contoh: Kantor pos, Jasa titipan kilat, dan sebagainya.
5. Sistem Nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan suratnya banyak menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
contoh:
Rumah Sakit : No. Identitas pasien
Kantor Pos : No. Kode Pos
Bank : No. Rekening
Perguruan Tinggi : No. Induk Mahasiswa
PLN : No. Rekening Listrik
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor swasta dan pemerintah menggabungkan sistem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain.
Hal demikian tidak menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan kembali arsip dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.
Contoh:
Sistem subjek digabung dengan sistem abjad
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.
Sistem subjek digabung dengan sistem tanggal
Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari tanggal surat.
Sistem tanggal digabung dengan dengan sistem abjad
Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama-nama korespondensi.
Demikian panduan dalam memilih sistem penyimpanan arsip yang sesuai. Semoga menjadi tambahan ilmu bagi kita bersama.
RESEP CAPCAY SAYUR
Sobat Bisnis, Masakan tumis sayuran yang enak paling favorit dan spesial adalah capcay sayur, baik berkuah atau digoreng. Capcay goreng disajikan dengan kuah lebih sedikit dan kental atau bahkan bisa juga kering. Selain sayur-sayuran ditambahkan juga daging dan hati ampela ayam serta udang sehingga makanan ini menjadi enak dan spesial.
Mempersiapkan bahan-bahan capcay memang agak ribet, tapi cara memasaknya mudah karena semua bahan dimasak dengan cara dicampur sehingga menjadi menu komplit hanya dalam satu hidangan saja. Selain itu kita juga bisa meniadakan variasi bahan-bahan tertentu sesuai selera untuk membuat capcay yang lebih sederhana, berikut adalah kreasi resep yang bisa menjadi rekomendasi untuk membuat capcay sayur :
Bahan dan Bumbu :
1 potong paha ayam, potong-potong kecil
1 hati ampela ayam, iris tipis
1 buah wortel, iris tipis
1 buah tomat, belah empat
1 batang daun bawang, iris menyerong
2 helai kol muda, potong-potong
5 butir jamur bulat, belah
150 gram bunga kol, rebus setengah matang, lepaskan bongkolnya potong sedikit tangkai
100 gram udang kecil, kupas kulit
4 butir bawang merah, tumbuk kasar
2 siung bawang putih, tumbuk kasar
½ sdt tepung maizena, campur sedikit air
15 lembar kapri secukupnya
garam dan lada secukupnya
air kaldu ayam secukupnya
minyak untuk menumis
CARA MEMASAK CAPCAY ENAK DAN SPESIAL :
Panaskan penggorengan, beri sedikit minyak. Setelah cukup panas, tumis bawang merah dan bawang putih hingga wangi. Masukkan potongan ayam, udang, hati ampela, aduk lalu masak hingga setengah matang.
Masukkan semua sayuran, aduk rata lalu beri garam dan lada secukupnya. Tambahkan air kaldu secukupnya lalu kentalkan dengan tepung maizena, aduk rata. Angkat dan sajikan panas.
Bahan dan bumbu :
250 gram udang, kupas kepala dan kulit
200 gram ayam, daging bagian dada, potong dadu
4 buah wortel, kupas dan potong serong
4 batang buncis, buang ujung dan potong-potong 4 cm
50 gram kapri
6 buah jagung muda, potong serong
150 gram kembang kol, potong-potong
3 lembar sawi hijau, potong 4 cm
2 batang daun bawang, potong-potong
300 ml air
3 sdm saus tiram
2 sdm kecap ikan
1 sdm minyak wijen
1 sdt kaldu ayam bubuk atau sesuai selera
1 sdt gula pasir
1 sdt merica bubuk
garam secukupnya
4 sdm larutan tepung maizena
5 sdm minyak zaitun atau minyak secukupnya untuk menumis
1 buah bawang bombay, cincang halus
2 butir bawang merah, cincang halus
3 siung bawang putih, cincang halus
CARA MEMBUAT CAPCAY GORENG :
Panaskan minyak, tumis bawang merah, bombay dan bawang putih hingga harum, masukkan ayam dan udang lalu aduk-aduk sampai berubah warna. Masukkan wortel dan tuang air lalu masukkan buncis, kapri, jagung dan masak hingga mendidih.
Masukkan sawi hijau dan daun bawang, aduk rata dan setelah agak layu bubuhi dengan garam, kaldu bubuk, gula dan merica. Masukkan larutan maizena lalu minyak wijen, saus tiram dan kecap ikan. aduk rata dan masak hingga bumbu mengental dan matang. Angkat dan siap untuk disajikan.
Semoga bermanfaat......
Sahabat Bisnis Salah satu masakan mengolah ayam yang hingga kini masih menjadi pilihan menu yang favorit di rumah adalah ayam goreng mentega. Selain cara masaknya yang sederhana, makanan ini memiliki citarasa yang enak dan lezat sehingga tak heran menu ini dikategorikan sebagai hidangan klasik.
Bahan dan Bumbu :
1 ekor ayam, potong-potong sesuai selera
100 gram mentega
1 buah bawang bombay, iris tipis
2 siung bawang putih, cincang halus
4 sendok makan kecap manis
4 sendok makan saus tomat
2 sendok makan saus sambal
garam dan lada bubuk secukupnya
minyak untuk menggoreng
CARA MEMBUAT AYAM GORENG MENTEGA :
Lumuri ayam dengan garam dan lada bubuk. Panaskan minyak, goreng daging ayam hingga matang, angkat lalu sisihkan.
Panaskan mentega, tumis bawang bombay dan bawang putih hingga harum lalu masukkan ayam, aduk rata. Tuang kecap manis, saus tomat, saus sambal, garam dan lada. Aduk rata dan masak hingga bumbu meresap. Angkat dan sajikan.
Dalam menangani perjalan dinas ada berbagai macam dokumen yang memang harus di persiapkan dengan baik guna kelancaran perjalanan bisnis itu sendiri. Dokumen-dokumen ini meliputi:
- Dokumen Internal
- Dokumen Eksternal
Dokumen internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan/kakntor tempat seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal ini adalah.
Surat tugas
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), seringnya SPPD ini hanya digunakan pada unsur pemerintahan saja, namun tidak menutup kemungkinan digunakan pula pada perusahaan swasta.
Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan dalam perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini adalah:
- Paspor
- Visa
- Exit Permit
- Surat Keterangan Fiscal
- Sertifikat kesehatan
- Tiket Transportasi
- Voucher penginapan
18:07
