Dokumen yang dipersiapkan dalam Perjalanan Dinas/Bisnis

Dalam menangani perjalan dinas ada berbagai macam dokumen yang memang harus di persiapkan dengan baik guna kelancaran perjalanan bisnis itu sendiri. Dokumen-dokumen ini meliputi:

• Dokumen Internal
• Dokumen Eksternal

Dokumen internal merupakan dokumen-dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan/kakntor tempat seseorang bertugas. Contoh dari dokumen Internal ini adalah.

Surat tugas
Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), seringnya SPPD ini hanya digunakan pada unsur pemerintahan saja, namun tidak menutup kemungkinan digunakan pula pada perusahaan swasta.

Dokumen Eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini biasanya berbeda-beda, tergantung kebutuhan dan daerah tujuan dalam perjalanan bisnis. Jenis dokumen ini adalah:

• Paspor
• Visa
• Exit Permit
• Surat Keterangan Fiscal
• Sertifikat kesehatan
• Tiket Transportasi
• Voucher penginapan

Read More

Unsur-Unsur Komunikasi

Komunikasi merupakan kegiatan yang paling banyak dilakukan oleh manusia, dimanapun, kapanpun, dan siapapun akan melakukan kegiatan ini, baik dikantor, disekolah, atau dimana saja setiap orang harus dapat bersosialiassi dengan lingkungannya. Salah satu cara menyesuaikan diri adalah dengan berkomunikasi, baik secara verbal maupun non verbal.

Komunikasi yang buruk akan menghambat individu untuk menyampaikan ide (baca Foktor-faktor penghambat komunikasi) , sedangkan komunikasi yang lancar sebaliknya akan memperlancar informasi/ide dari satu pihak ke pihak lain. Berikut ini dijelaskan Unsur-Unsur Komunikasi.

1. Comunicator (penyampai)

Comunicator adalah orang yang menyampaikan informasi/ide atau pesan. Komunikator dapat berupa perorangan maupun kelopok. Contohnya, Guru yang memberikan materi pelajaran dikelas.


2. Communicate (pendengar)

Comunicate/komunikan merupakan orang yang menerima/mendengar pesan/ide dari comunikator/penyampai. Komunikan ini dapat berupa perorangan atau kelompok. Contoh, siswa yang mendengarkan guru menyampaikan materi.


3. Message (pesan)

Unsur berikutnya adalah pesan/ide atau informasi yang mengandung arti yang disampaikan oleh komunikator. Pesan dapat berupa kata-kata, gambar, suara, warna, tulisan, sandi, perasaan, dll. Contoh. Spanduk iklan, Rambu lalu lintas.

4. Media

Media atau alat penyampai pesan yang berguna untuk menyampaikan pesan baik secara langsung maupun tidak langsung. Contoh, telepon, televisi, surat, internet, dll.

5. Feedback (respon)

Unsur terakhir dalam komunikasi adalah tanggapan/respon dari pihak komunikan/pendengar terhadap pesan yang disampaikan oleh komunikator. Respon dari komunikan juga beragam diantaranya adalah.

Zero Feedback, yaitu pesan yang diterima oleh komunikan dari komunikator yang tidak dimengerti oleh komunikan. Biasanya terjadi jika pendengar tidak paham terhadap apa yang disampaikan penyaji.
Possitive Feedback, adalah respon mengerti dari komunikan kepada komunikator.
Neutral Feedback, adalah respon yang tidak memihak, artinya pendengar tidak mendukung maupun menentang.
Negative Feedback, merupakan kebalikan dari neutral feedbak, dimana pendengar memberikan respon yan gmnyudutkan penyaji/komunikator.

Selain lima unsur diatas ada pula beberapa pendapat yang mamasukkan satu unsur lain yakni barrier (hambatan), barrier adalah hambatan pada saat melakukan komunikasi.

Read More

Faktor-Faktor Penghambat Komunikasi

Komunikasi akan berjalan lancar bila tidak terjadi berbagai kendala pada saat komunikasi berlangsung. Alangkah tidak nyamannya apabila kita sedang serius berkomunikasi tiba-tiba terhambat hanya karena hal-hal yang sepele. Apalagi jika sedang berbincang serius mengenai urusan pekerjaan. Pasti sangat merepotkan. Agar komunikasi berjalan efektif (baca unsur-unsur komunikasi). Berikut ini akan sedikit dibahas beberapa faktor penghambat komunikasi.


1. Kurangnya Kecakapan

Penyampai yang kurang baik dalam menyampaikan pesan seperti gugup, berbicara terbata-bata, gemetar, ataupun sikap lainnya, tak pelak akan mengesalkan si pendengar. Walaupun pesan yang akan disampaikannya penting, namun dengan kemasan yang kurang menarik audiens tentu kurang respon dengannya. Adapun cara mengatasinya si penyampai pesan harus banyak berlatih agar lebih terampil berbicara.



2. Ketepatan Sikap

Sikap yang tidak tepat pada saat berkomunikasi juga mendukung penghalang komunikasi yang efektif, contohnya adalah sikap meremehkan pendengar, ataupun sebaliknya sikap meremehkan komunikator. Hal ini dapat diatasi dengan menjalin sikap kooperatif, (simpatik, memperhatikan dengan seksama) tentunya dibutuhkan komunikasi awal yang baik.


3. Miskin Materi

Materi menjadi hal penting pada saat komunikasi, sedikitnya materi pembicaraan mengakibatkan audiens cepat bosan, dan informasi yang disampaikan juga menjadi kurang detail. Mengatasi hal ini tidak ada jalan lain kecuali menambah wawasan dan banyak menimba ilmu.

4. Kurang Sensistif

Selain harus memiliki penguasaan materi yang baik, pemateri juga harus memahami siuasi audiens, jangan sampai materi yang disampaikan menjadi mubazir karena tidak sesuai dengan daya nalar penontonnya. Solusinya komunikator harus membiasakan diri dan melihat sistem sosial yang ada di hadanpannya.

5. Kesalahan Bahasa

Bijak-bijaklah menggunakan bahasa, sebab bahasa yang memiliki makna ganda akan menimbulkan salah tafsir bagi pendengar. Beberapa bahasa juga mungkin berbeda antara satu wilayah dengan wilayah lain. Pemecahan masalahnya dengan menggunakan istilah yang tidak ambigu, juga dengan memilih bahasa resmi saja.

6. Jarak

Jarak antara audiens dengan pemateri sedikit banyak akan mempengaruhi daya tangkap indera pendengaran. Untuk mengatasinya gunakanlah media seperti handphone, internet, speaker, dll.

7. Monoton
Komunikator yang berbicara terus menerus dan tidak memberikan kesempatan untuk bertanya kepada komunikan akan menghambat komunikasi, karena tidak diketahui apakah tujuan penyampaian sudah tercapai atau belum. Cata mengatasinya, berilah kesempatan komunikan untuk mengungkapkan pendapatnya agar komunikasi menjadi lebih efektif.



Untuk mengatasi hambatan komunikasi silahkan baca Cara Mengatasi Hambatan Komunikasi

Read More

Prosedur Pengadaan Pegawai

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di harapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakn langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu. Dengan demikian, dapat dikatakan bahwa sesungguhnya pencarian atau penarikan tenaga kerja di lakukan setelah diketahui kualifikasi yang harus dimiliki tenaga kerja yang akan dicari, antara lain menyangkut pengetahuan, pengalaman, kepribadiannya dan sebagainya.

Namun sebelum mencari pegawai baru ada beberapa hal yang harus diperhatikan baik untuk instansi pemerintah, maupun swasta, hal ini meliputi; prinsip-prinsip penyusunan formasi, sistem penyusunan formasi, analisa jabatan, sampai pada anggaran/budget yang tersedia, kesemua itu harus dicermati dengan baik.

Pengadaan pegawai
Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada. Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

• Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.
• Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern.
• Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.
• Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.
• Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk
• Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).
• Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
• Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.
• Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.
• Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.
• Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.
• Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.
• Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.
• Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.
• Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.
• Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.
• Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugass, wewenang dan tanggung jawab.
• Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah bekerja di perusahaan.

Read More